ここでは、余裕を持った日程のタスクをいったん全稼働日に予定の作成を行って、日付が近づいた または、同じ仕事を効率的に行うなどを考慮した調整をすることで、先々の仕事量・負荷状況を把握しながら効率的な予定を作成することが狙いです。
担当タスクをタスク期間全日に予定作成をする
タスクリストに移動した際、予定未作成の担当タスクが一覧表示されます。そのタスクに対して、リスト全件、またはチェックしたタスクに対して「今日or開始日の予定へ」ボタンで、期間全日に予定を作成します
それぞれの日ごとの予定からタスク名を見ながら調整を行う
同じような内容の仕事を固めて作業を行うなどの効率を考えたり、たとえばタスク作業として塗装作業を例に挙げてみます。
細分化されたタスクで登録する方法もありますが、塗装前の準備、塗装、乾燥まで1日間をあけ仕上げるなどの工程が1つのタスクで作成されている場合、作業者の予定としては、1日開けることが必要になります。
そのような場合は、期間全日作成された予定から間の1日を削除すれば、作業者自身の調整で予定を組み立てることができます。
終了期限が近づいた仕事を優先して調整する
全日予定作成されていれば、その日の仕事の優先は作業の終了期限（終了日）を意識して1日の予定を組み立てる方法があります。
タスクは、先に登録されたタスクを優先するという場合もありますが、実際の生産活動では、複数のプロジェクトリーダーがそれぞれのタスクを登録するなどの場合、一律に登録された順を優先するとは限りません。
指示を待つより担当者は前もって予定を立てることで、まだ予定できる（仕事が増やせる）や許容を超えているなどが把握しやすくなります。
同時に、あとで追加されたタスクが許容を超える以来となった場合、速やかに担当の変更を申し出ることが可能になります。
STEP1~3では・・・
あらかじめ計画されたプロジェクトなどの日程で計画されたタスクをもとに予定を組み立て調整を行うわけですが、日程と予定する日で行う作業の優先度を考慮して予定をする場合、日にちが近づくに従い予定を固めていくことをお勧めしています。
逆の見方をすれば、先々の予定は大まかな負荷状況を把握するのみで計画された日程に余裕があればそのタスクの計画期間内で予定を前後させ調整するわけですが、まだ他の仕事が追加されることも考慮すればそれほど先までの予定を細かく調整するのはかえって無駄な作業にもなってしまいます。
ただ、余裕のタスクでも重要性の高いタスクにはそれなりのフラグを立てるなどして確実に仕事ができるよう注意をする必要があります。
これが実現できる Taskboard
WEBアプリとしてどなたでも自由に無料でご利用いただけるチームによる連携を趣旨としたタスク管理・スケジュール管理機能を持つTaskboardをご紹介させていただきます。
体験版では、基本機能の説明が主な目的となっていますが、状況ごとに思い思いの操作でその影響を確認することができます。
この体験版では、負荷調整を目的としたタスク分割や担当変更などはガイダンスされていませんが、同じコンテンツでのシミュレーションとなっているため、そのほかの体験版機能説明をご覧いただき、この体験版でも操作いただくことは可能です。
業種をサンプル化してある関係で、登録されているタスク名や担当者名はそのままとはなりますが、お使いいただく仕事をもとにプロジェクト登録を行いその他の機能をお試しいただくことも可能です。