近年「タスク管理ツール」は、様々なコミュニケーションツールとしてWEB上でのサイトサービスが主流です。
その目的には、スマホなどの普及もあって、単にタスク管理を目的とするだけではなく、SNS・メッセージ機能や画像・動きなどから目で見る面白さ・使いやすさなど様々なことができる多機能さに
拡大している状況です。しかし、タスク管理ツールは、より生産性を高めることが重要で一見、使いようさそうなものの中にも本来の目的からは方向性がぶれているものが多いようです。
本来の目的は、生産性・仕事の効率化などを基本にタスク管理ツールを導入するためには、
まず、目的を明確化することが重要です。

仕事を通した組織の関係、コミュニケーションのあり方

タスク管理システムは、円滑な生産性を目指すことが当然のテーマとです。
しかし、システムの逆の一面として連携した仕事などのコミュニケーションが不要となり、つまらない仕事になっては問題です。
仕事を通した必要なコミュニケーションまでシステムがカバーしすぎることはかえって問題となることから、連携する作業は、作業者同士の調整を望むことはツールとして逆行するテーマと言えるでしょう。

在宅勤務が一般的になりつつあるこれからの組織

近年デスクワークを中心に在宅勤務が可能な仕事が増えています。
仕事の内容が決まっていて打ち合わせなどが必要ではない仕事なら問題もありませんが、連携や分担で行う作業にはそれなりの対応が必要となります。
これもまたシステムがカバーする大きな役割と言えますが、在宅の勤務者同士が仕事打ち合わせる上でのきっかけは、ある程度曖昧なシステムである方がよりよい関係に結び付くと考えます。

管理者には生産性が落ちていると感じ、作業者にはそうでもないのはなぜ？

在宅による生産についての統計データによると、管理職からは生産の低下を感じる、作業者からは充実を感じるという調査結果があります。
その理由として、指示の範囲内の仕事に対して、作業者橋や仕事内容が把握できれば、余分な時間がかからないという効率を感じ、管理者としては、指示以外のプラスアルファーが出勤して行う作業に比べ物足らなさを感じるといった状況ではないでしょうか？
管理者は、在宅による作業指示の出し方について出勤時の作業指示とは少し違った視点の指示の方法を検討するのもよい対策と言えるでしょう。

タスクボードの目指ものは、やりがいを感じる仕事

一般的に、出来高や実績は成績・ノルマと把握されることが多くあります。
それで問題なければその方法でよいわけですが、スタッフ自身がやりがいをもって仕事に取り組むためには、結果としてのそれらを指標とするより、１日の仕事をどう計画してどう仕上げたかをスタッフ自身で把握し、それにやりがいを感じられることが理想です。

管理者は指示の負担を軽減して作業者に近づける役割に

より良い作業を求めるため、場合によっては指示を細かく正確に行うことが一般的です。
しかし作業者にとっては、指示そのものが固定した作業の要求をされていることから、本人のやりがいとしてとらえにくい場合もあると考えます。
管理者は、作業者に責任を持ってもらえるよう必要以上に細かく指示を行わないことも方法としては有効です。
そのかかる時間を軽減して、場合によっては作業者と同じ意識になるため実際の社業を担うことも有効な方法といえます。

事前の準備がはかどる仕事に結び付きます

無駄・ロスの少ない効率的な作業には、計画は重要です。
しかし、この計画が思わぬ誤算となり、変更が繰り返されるとしたら、作業者にとって負担が高まることになります。
そのため、余裕を持った計画で、変更といった作業者の負担が少しでも少なくなることがよい方法と言えます。
しかし、この余裕を持った計画には実際の作業量として減少してしまう危険もあります。
そのためには、余裕のあることと少しでも生産を上げることの両面をスタッフ個人個人が意識できることが重要となります。