タスクから予定の流れ | 主なタスク機能

Taskboardを利用したプロジェクト管理では、プロジェクトの効率的な進行と、担当者による詳細なタスク管理が基本的な流れになっています。このプロセスは以下のように進みます：
1. **プロジェクトタスクの登録**：プロジェクト管理者がプロジェクトの全体概要に基づき、初期のプロジェクトタスクを登録します。この段階でのタスクは、プロジェクトの大枠を形成するものです。
2. **詳細なタスク構成の登録**：プロジェクト管理者はさらに詳細なタスクを登録することが可能ですが、担当者が自ら詳細タスクを構成し、登録することが推奨されます。これにより、担当者は自分の責任範囲内のタスクに対してより深い理解とコミットメントを持つことになります。
3. **中間タスクと担当者の指定**：プロジェクト管理者や上位のタスク担当者は、プロジェクトを完成させるための中間タスクを定義し、それぞれのタスクの担当者を指定します。これらの中間タスクの担当者は、さらに下位の詳細タスクへの分割や担当・日程の変更などを行う権限を持ちます。
4. **詳細タスクの追加と展開**：担当者は自らの責任範囲内で詳細タスクを追加し、これらのタスクを自身の予定に組み込みます。こうして、各担当者の具体的な作業スケジュールが形成されます。
5. **タスクと予定の連携**：担当者は、実際に作業を進行させながら、進行状況をTaskboard上で報告します。

この報告は、タスクのステータス更新として反映され、プロジェクト管理者や他のチームメンバーが現在のプロジェクト進行状況をリアルタイムで確認できるようになります。この流れにより、Taskboardはプロジェクトの各ステージでの進行管理をサポートし、担当者の自主性と責任を促進することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。担当者の柔軟なタスク管理能力と、プロジェクト管理者の指導・監督が適切に組み合わされることで、効率的で成果に繋がるプロジェクト遂行が可能となります

タスクと予定

もし1件の作業タスクの計画期間内に1人の担当者だけでは対応が難しい場合、担当者はそのタスクを分割して対応します。元の作業タスクは親タスクとなり、2件の子タスクが生成されます。このようにして、別の担当者が新たに予定を立てることにより、タスクの分割と予定の設定が行われます。

効率的なタスク追加・作業分担

作業タスクの分割や中間タスクをさらに実際の作業タスクへ細分化するプロセスは、プロジェクトの効率的な管理と実行を可能にする重要な仕様です。このアプローチにより、プロジェクト管理者はプロジェクトの全タスクを自ら詳細に計画する必要がなくなり、代わりに中間タスクの担当者が自らの責任範囲内でさらに細かなタスクに分割し、管理することが期待されます。このプロセスは、プロジェクトにおける実効性の高いタスク構成の作成を促進します。

タスクと予定の基本関係：1件のタスクが計画期間内に3日間の作業を必要とする場合、予定は3件作成されます。これは、タスクの計画期間と実際に必要な作業日数が直接的に予定の数に反映されることを意味します。
複数タスクの統合と予定作成：同じ作業を目的とする複数のタスクがある場合、これらを1つの予定としてまとめることも可能です。たとえば、2件の作業タスクを一つの予定で管理することにより、タスクと予定の関係がより柔軟になります。
タスクの分割と担当者の割り当て：あるタスクの計画期間内で、1人の担当者だけでは対応できない場合、タスクの分割が行われます。元のタスクは親タスクとなり、新たに2件の作業タスクが作成されます。これにより、異なる担当者がそれぞれのタスクに対して予定を立て、タスクの分割と予定の成立が行われます。

このプロセスを通じて、タスクの計画から実行、そして完了までの全体の流れがスムーズに進行します。タスクと予定の適切な管理により、プロジェクトの進行状況を正確に把握し、必要に応じて柔軟な調整を行うことが可能になります。また、タスクの分割や担当者の変更などを通じて、作業の効率化とプロジェクトの成功率を高めることができます。タスク管理システムを活用することで、プロジェクト管理者と担当者間の連携が強化され、作業の進行がより効率的になります。

作業の進行とタスク・予定の関係

タスクと予定は、プロジェクト管理において中心的な要素であり、それぞれがプロジェクトの異なる側面を表します。タスクは仕事の計画を意味し、その実行に必要なアクションや目標を定義します。一方で、予定はその計画に基づいた作業の進行状態を追跡し、タスクの実際の進捗を示します。

リスト画面に表示されるガントチャートは、これらのタスクと予定を視覚的に表現し、日程管理を効率的に行うための強力なツールです。ガントチャートを使用することで、タスクの開始日と終了日、進捗状況、およびタスク間の依存関係を一目で把握することができます。これにより、担当者の変更や負荷の調整といった作業もスムーズに行うことが可能となります。

プロジェクトの進行には、以下のステップに沿ったアクションが必要です：

タスクの定義と計画：プロジェクトの目標に基づき、必要なタスクを特定し、それぞれのタスクに対して期間、リソース、および目標を設定します。
予定の作成：各タスクの計画に基づき、実際の作業スケジュールを作成します。これには、タスクの開始予定日と終了予定日の指定が含まれます。
進捗の追跡と更新：タスクの実行中に、進捗状況を定期的に確認し、予定に反映させます。このステップには、必要に応じてタスクの期間の延長や短縮、担当者の変更などの調整が含まれる場合があります。
負荷の調整：ガントチャートを使用して、全体のプロジェクトスケジュールと各担当者の負荷を確認し、過負荷が発生している場合は負荷の再分配を行います。
プロジェクトの評価と調整：プロジェクトの進行において、計画と実際の進捗に乖離が生じた場合は、プロジェクトの目標、タスクの計画、または予定に対して再評価と調整を行います。

これらのステップを通じて、プロジェクト管理者とチームメンバーは、プロジェクトの進行を効果的に管理し、計画通りに目標を達成することができます。タスクと予定の明確な定義と追跡は、プロジェクトの成功に不可欠な要素です。

管理者によるプロジェクト完了日を踏まえたプロジェクトタスクの登録

もしタスクの完了日や納期が事前に決まっている場合は、そのタスクを開始できる日から納期または完了日にあたる終了日までをカバーする、プロジェクトの最初のタスクとして登録します。このタスクには、その後の工程ごとの親タスクから、最終的な詳細な作業タスクまでの情報が含まれ、作業内容や必要な備考が追記されます。次に、プロジェクトタスクの下に中間工程のタスクを追加し、それぞれの担当者を指定します。

中間タスク担当者による工程ごとのタスクの追加

プロジェクト管理者を依頼者とした中間工程のタスクには、さらに中間的タスクが必要な場合と実際の作業を行うための末端作業タスク追加する作業が行われます。
先頭のプロジェクトタスクから見ると、その担当者が次の子タスクの依頼者となり、それを作業タスクや中間タスクの担当者を指定します。
それらのタスクはすべて先頭のプロジェクトタスクの期間範囲に収まる必要があります。

さらなる中間タスクや実際の作業タスクの登録

前のステップで登録されたタスクが中間タスクである場合、さらに他の中間タスクや具体的な作業を行う末端の子タスクを追加することができます。この作業は、同じユーザーによる追加の場合もあれば、既に定められた工程担当者による登録、または管理者による登録となる場合もあります。しかし、どのケースでも、このタスク追加作業を行うためにはユーザーレベル3以上のアクセス権限が必要です。

末端の作業タスクは、タスクの計画期間の範囲で予定を作成する

末端の作業タスクでは、担当者が作業予定を立てる必要があります。タスクに設定された工数（作業ボリュームを示す単位）に基づいて、1日に可能な工数の範囲内で、開始日から終了日までの期間に自動的に予定を作成することができます。この予定は、1日で完了する作業もあれば、数日に分けて行う作業もあります。実際にその予定通りに作業を行った場合、その日の作業進捗としてステータスを更新します。

ステータスは、事業所管理者による事業所設定で変更できますが、以下の８段階が設定できます。

ステータス名称	内容
保留	計画の前段階でのタスクに設定します。このタスクは、担当者による予定の展開ができないタスクとしてプロジェクト全タスクや一部のタスクのみを保留にし、関係ユーザーに計画前段階のタスクがあることを知らせる目的で使用します。
計画	末端タスクの場合、予定作成が可能なタスクを表します。子タスクがある中間タスクの場合は、その子タスクの進行状況を任意で変更することもできますが、基本的には子タスクがすべて完了または中止になった場合、終了を表す完了または中止にすることにより親タスクのステータス更新へとつながっています。
予定	作業当日か未来日の予定を作成した状態です。プロジェクトタスク全体を確認する方法として、タスクリストでのプロジェクト表示を行った場合、予定の状態でその担当者が作業の確認ができていることがわかり、ガントチャートにその予定日にチェックが入ります。その確認は、ログインユーザーすべてが閲覧・確認することができます。
着手	作業日の到来でそのタスク作業の進行度合いを表します。着手・途中・仕上の３種類で作業の進行状況を表します。
途中	作業の進行度合いで３日間以上に渡す作業の場合、着手以上仕上げ未満の状態がこれに当たります。４日以上に渡す予定の場合、途中の２日以上は、ステータスの更新のないこの途中の状態のままになります。
仕上	次回予定日が最終作業日を表すステータスです。実際の仕上げ作業という意味もありますが、最終作業日前回の予定作業が終了した時点でこのステータスにすると最終日がわかりやすい状態になります。
完了	タスク作業が完了した状態です。完了状態後、予定でのステータス更新はできません。完了を取り消す必要がある場合は、ユーザーレベル＝２以上のアクセス権でタスクでの更新が必要になります。タスクの更新が行われるとそのタスクの予定には「更新情報があります」と表示され最新にすることで完了したステータスが完了前の状態に変わり、予定でのステータス更新が可能になります。
中止	完了と動き方は同じです。実際、作業を行わずそのタスクが終了した場合に使用します。親タスクは、子タスクの終了をもって終了が可能になることが基本で、実際に作業の必要がなくなったタスクは、削除するか中止の設定をすることでプロジェクトの作業進行が進められます。

以上、8種類のステータスで作業の状態を表します。

実際の作業フェーズでは、「予定」「着手」「途中」「仕上」「完了または中止」という5つのステップを通じてタスクの進行が管理されます。このうち「着手」から「完了」までの4ステップでは、タスクの進行を25％単位で4段階に分け、進捗の工数を簡易的に計算します。これにより、プロジェクト管理者やチームメンバーは、タスクの進行状況を容易に追跡し、プロジェクトの進捗を効果的に管理できるようになります。