ここでご紹介するタスク機能は、パソコンによるデータの共有を中心に生産性の向上を目的としたタスク管理機能に限定してご紹介します。

タスク機能とは？

あいまいな表現ですがそもそも「タスク」とTODO=スケジュール・予定と目的とする「プロジェクト」について考えてみます。
具体的に仕事を考えてみると以下のような構成になります。

プロジェクト注文された品物やサービスを納品するまでの単位
タスク納品するサービス・商品を完成させるための作業工程や必要な材料、プロジェクトのディティール的な構成要素を具体的に展開していくことでやるべき手順、タイミングで必要な材料などを時系列的に表現された複数の構成表祖を表現すること
スケジュール日時を基本としたタスクの進行を表すために構成します。多くの人・必要たタイミングでの資材などの調達もここでは、「作業」を表す位置づけとなり誰が・何をする・・・という具体的な作業要素として表現されるものです

タスク機能を具体的に定義するためには、上記3つの要素から考えることが必要です。
タスクとは、あくまでもプロジェクトに関する業務を意味していて、例えば管理者からは「こういうものを完成させたいのでこれらの工程が必要だ」といった指示書としての役割に相当します。

イベント開催や権料期間が設定されたサービスからは、会場の準備や集客、人員の手配などもタスクとして表現されることになります。

タスクから見たプロジェクト

具体的な構成要素をタスクで表現しそのタスクにもグループ・親タスクといった集合体で構成されていきます。
プロジェクトは、それらの構成要素の完結するもので各構成要素のタスクの担当から「これがプロジェクトに何の意味があるの？」と問いかけられれば、構成要素の把握から必要・不要が判断できることになりプロジェクト全体のタスクが効率的に構成されていることでプロジェクトの価値が問われます。

多くの人・物から構成されたプロジェクトとなればなるほどタスクから見たプロジェクトの価値を評価するうえで管理者・作業者の双方向からこれらのタスクを評価することが価値の高いプロジェクトにつながります。

スケジュールから見たプロジェクト

タスクとは、言い換えればプロジェクトの計画・作業要素と言い換えることもできます。
それに対してスケジュールは、タスクを具体的にいつ・誰が行うか実際の作業時間や確実に完了するための日程を予定することが目的です。
タスクが完結するためには現実的な時間や日程が可能な範囲で設計されているかは大変重要な課題で、タスクの内容に詳しい作業者が現実的に達成できる計画かを検証することでタスクの信ぴょう性へつながります。

タスクを管理するためには

現代のタスクの管理技術は、システムやソフトが多くの要素をカバーしていることが通常です。
しかし、この「管理」に着目するとシステムやルールだけではカバーできるものではありません。
業種・構成員・環境なども様々で、それらを踏まえたシステムは通常から考えても対応できる範囲は限定され理想的な管理にいたることができないのが通常でしょう。

やはりタスクを管理するという命題においては、管理者のスキルは絶対的な課題といえます。
逆の見方をすれば、管理者のスキルによってタスク管理のシステムは、その価値は大きく変化することとなるわけです。

タスク管理を語る上で重要なのは、管理者のスキルであることは間違いありませんがシステムの価値からみれば管理者のスキルに左右するだけでは意味がありません。

タスク管理を行う上で、管理者のスキルを除くより良いシステムとは、透明性の高い、管理者・作業者から全体が見渡せて修正が容易に行えることで管理の手間が必要以上にかからないシステムであることが望まれたタスク管理といえるでしょう。