予定リストの使い方

予定を自動で作成・再作成する

タスク管理システムは、工数に基づく効率的な予定作成を実現するための先進的な機能を提供しています。このシステムでは、タスクデータに指定された工数を基にして、「ツール」セクションの「指定日以降の追加・調整」ボタンを使用することで、現在予定されているタスクとまだ予定されていないタスクの間で、指定期間内に自動的に新規予定の作成や再作成を行うことが可能です。

自動予定作成機能は、工数を基準に動作し、初期設定で1日8時間（＝8.0工数）の作業が可能な基準が設定されています。この基準を用いて、1日に処理可能な工数分のタスクを早い日付から順に自動でスケジュールに組み入れていきます。ユーザーは、自動作成された予定を見ながら、実際にその日にどのタスクを実行するかを自身で調整することが可能です。このようにして、さらなる調整を加えることで、柔軟かつ迅速な予定作成が実現します。

この機能は、プロジェクトの進行状況やタスクの優先度が頻繁に変わる環境で作業効率を大幅に向上させることができます。工数に基づいた自動予定作成機能を利用することで、ユーザーはタスクの重要度や緊急度に応じてスケジュールを柔軟に調整し、プロジェクトの目標達成に向けて効率的に作業を進めることが可能になります。

タスク管理システムのこの機能を活用することで、プロジェクト管理者やチームメンバーは、タスクの計画と実行のバランスを効果的に取り、生産性の高い作業環境を維持することができます。工数に基づく予定作成とその調整プロセスを通じて、タスク管理の精度と効率を同時に向上させることが可能です。

指定した予定から関連タスクを検索する（タスクリスト部）

表示中の予定リスト部で特定の予定の右側にある「i」マークをクリックすると、その予定に関連する前後のタスクを迅速に検索できます。この機能により、予定されているタスクの前にどのタスクがあり、その日程や担当者は誰かなどの詳細情報を瞬時に確認することが可能になります。また、指定したタスクが完了した場合には、次に取り組むべき作業が何かも速やかに把握できるようになります。これにより、プロジェクトの流れをよりスムーズに管理し、作業の効率性を高めることができます。

自分の予定があふれる・負荷が高いなど、助けてもらえそうなユーザーを探す

タスクリスト部に表示されるタスクの右端にある「◆」マークを使用してタスク情報を抽出することができます。「負荷状況」ボタンを押すと、そのタスクの開始日から終了日までの期間における、登録ユーザー全員の負荷状況がポップアップで表示されます。表示される「候補」リストには、全ユーザーを対象にして負荷が低いユーザーから順に名前とその期間の工数合計がリストアップされます。

この情報を基に、応援要請を検討するユーザー名を探し、そのユーザーと応援要請やタスクの協力に関する交渉を行うことが可能です。ルールによっては、本人確認なしに担当変更やタスク分割などの調整を行っても良いことになっている場合もあります。このようなデータ上での調整後には、タスク連絡メモなどを記入して担当者に知らせたり、直接そのユーザーに声をかけるなどして、作業者同士での負荷調整を効果的に実施することができます。このプロセスにより、プロジェクト全体の進行をスムーズにし、個々の作業者の過負荷を防ぐことが可能となります。

自分の1日分の仕事を正確に管理する

タスクが2日以上の作業で構成されている場合、そのタスクを日ごとの作業量に応じて複数の子タスクに分割して管理することができます。このアプローチでは、元のタスクの総工数を子タスクに適切に配分し、各子タスクに日ごとの工数を指定することで、1日の作業量を正確に計画できます。デフォルトで設定されている規定の工数値は8.0時間とされており、この基準を用いて、既に予定されている他のタスクと合わせて1日の工数が8.0時間になるように、可能な工数を考慮したタスクの分割が行えます。

この機能は、タスクの期間が4稼働日であり、それぞれの日に4日分の作業を割り当てる場合に特に有効です。ステータス更新によって1日ごとの実績工数を計算することで、進行中のタスクにおいて1日の工数があいまいな状態でも作業を進めることが可能に設計されています。しかし、より厳格な1日の工数を把握し、管理するためには、タスクの分割が必要となります。これにより、プロジェクトの進行管理をより精密に行うことが可能になり、各作業者の負荷を適切に調整しながらプロジェクトを進めることができます。

自分から担当者へ、別のユーザーから自分の担当タスクへ連絡をする

1日に多数のタスクを予定している場合、進行の遅れや協力の要請など、特定のタスクに関する連絡は「タスク連絡」という機能を用いて対応します。この機能では、書き込みは誰でも行うことができますが、閲覧と確認はそのタスクの担当者が行います。ログインしたホーム画面と、移動した予定リスト画面には、タスクに関する連絡がある場合、赤いマークが点灯してユーザーに通知します。これにより、タスクの担当者は迅速に連絡内容を確認し、必要に応じて対応することが可能となり、プロジェクトの円滑な進行に貢献します。

マークを利用する

タスク管理システムにおいて、ユーザーはタスクに自身のマークを追加することが可能です。この機能を利用することで、自分の担当タスクに限らず、任意のタスク情報を表示し、マークにチェックを入れることによって、そのタスクに対してログインユーザー独自の青いマークを表示させることができます。マークの機能は、自分自身や他人がマークしたタスクを検索する際に役立ちます。自分のマークでない場合、タスクは灰色のマークで表示されます。

この機能により、例えば自分の担当タスクに別のユーザーがマークしている場合でも、その状況を容易に確認することができます。マークしているユーザーを特定し、そのタスクに関する情報共有や協力の要請など、さらなるアクションを取ることが可能になります。このようにして、タスク管理システムは、プロジェクトチーム内でのコミュニケーションと協力を促進し、効率的なタスク管理とプロジェクト進行を支援します。

指定タスクへ一斉連絡する

タスク管理システムでは、特定のメッセージを複数のタスクに対して一斉に書き込むことができる機能が提供されています。これにより、例えば同一プロジェクト内の複数の工程タスク（タスクグループ）全体に対して、「仕様の変更が必要なようです」といった内容の一斉連絡を行い、関係者間での迅速な打ち合わせや対応を促すことが可能になります。この一斉連絡機能は、プロジェクト全体に影響するような重要な情報共有や、集団でのアクションが必要な場合に特に有効です。

また、タスク連絡機能は、一つのタスクに対して、未確認の状態で最大5件までの連絡を記入することが可能です。これにより、プロジェクトチーム内での密なコミュニケーションと協力が促進され、各メンバーが互いにフォローしあいながら作業を効率的に進めることができます。この機能を活用することで、タスク管理の柔軟性と効率性が高まり、プロジェクトの成功に向けたチームワークの強化が期待できます。

その他、タスクリスト部のクイック検索

タスクリスト部の下部に設置されたボタンは、ユーザーが自分の担当タスクを中心に、関連するタスクを迅速に検索することを可能にする機能を提供します。この機能を用いることで、ユーザーは以下のような操作を行うことができます：

• 「担当確認」ボタンを使用して、まだ予定に入れられていない新しく追加されたタスクや、遅れているタスクを検索し、自分のタスクリストを最新の状態に保つことができます。
• 「Pro関連検索」ボタンを利用して、選択したタスクに関連するプロジェクト全体や、そのタスクの子タスクを確認することが可能になります。これにより、タスクのコンテキストやプロジェクト内での位置づけを理解することが容易になり、より効果的なタスク管理とプロジェクトの進行が可能になります。

これらの機能は、タスク管理の効率性を大幅に向上させるものであり、ユーザーが自分の責任範囲内のタスクに迅速に対応し、関連する情報を容易に把握できるようにすることを目的としています。これにより、プロジェクトの進行状況を正確に追跡し、必要な場合には即座に対応策を講じることが可能となります。